Merge duplicates data in columns

[Sammus]

Hi everyone,

I'm currently having a problem with combining duplicate in column using Power Query. I have duplicates in column name,  data in group ,number and status column. I want all duplicate name in group a be merged into 1 single cell but the other columns must remain seperate row so I can search and sort out like in the image.I've tried the groupby method and extract value online but not it was not how I wanted. I'm really appreciate your help. Thankyou for your time reviewing my post.

[nathancwatkins]

Why not just use "Center across selection"?

[Sammus]

Hello,

Thankyou for replying. I think info i provided lack of clearance. I'm sorry for that. Here is more detail:

the blank cells of the name col in the first table is the same of the row above. So I filled down like the second table. But what I need is the look of the third table (visually), which all the duplicate names merged into one single cell ( or concatenated) but the others columns must remain as each row individually so I can sort or sum it out. I've tried the online Group by -> Add custom column -> Extract value but the result is not quite I wanted. And the data often updated with new data added.

[ralf_anton · Accepted solution]

Möglich ist das. Jedoch nicht allein mit PQ, denn wie gesagt, PQ kann mit verbundenen Zellen nichts anfangen und der Vergleich von null mit anderen Werten kommt eben zu anderen Ergebnissen als ein Vergleich mit identischen Werten. Das sollte selbst Dein Chef verstehen. Aber da einige Chefs ja glauben, sie stehen über den Dingen, ok... ist ja deren Geld.... dann dauert es halt länger. Dann ist nämlich zusätzliche Handarbeit gefragt (oder ein Makro, das aber nicht überall erlaubt ist).

Wie hab ich das gemacht?

Zunächst die Quelle (links) als Tabelle formatiert.

Sie als Quelle für folgende Abfrage verwendet: 

let
    Quelle = Excel.CurrentWorkbook(){[Name="Tabelle1"]}[Content],
    AddHelpCol = Table.AddColumn(Quelle, "Help", each [name]),
    Fill = Table.FillDown(AddHelpCol,{"Help"}),
    Sort = Table.Sort(Fill,{{"Help", Order.Ascending}}),
    DelHelpCol = Table.RemoveColumns(Sort,{"Help"})
in
    DelHelpCol

Das Ergebnis in Zelle E2 laden lassen, die Ergebnistabelle als Bereich formatiert und in Spalte E (name) sämtliche Formatierungen entfernt/angepasst. Hintergrund-, Textfarbe, Rahmen. Danach die anderen Spalten wieder als Tabelle formatiert. 

Viel Lärm um nichts...

Du könntest die Abfrage aber auch als Pivottable laden lassen. Das sähe dann so aus:

Zu beachten hierbei ist, dass Du das Berichtslayout im Menü Entwurf der Pivottable auf Tabellenansicht setzt und die Gesamtergebnisse für Zeilen und Spalten deaktivierst. Ach ja, alle Spaltennamen in die Zeilen der Pivottable ziehen. 

Die +/- Schaltflächen können auch deaktiviert und auch ein anderes Layout gewählt werden.

Das wars dann auch schon. Aber... was sagt Dein Chef dazu? 🤒

PS: Im Fall der Pivottable muss in der Abfrage die Spalte name gelöscht und die Spalte Help in name umbenannt werden!

[Sammus]

I'm really appreciate your help. Unfortunately, the data i'm working with is just too large and constantly update so I cant just manually adjust like that. That's why I hope there are some trick in Power Query for that. I've tried the online Group by trick but it doesn't work reverse, like if I want to concate the group, status, number column it will work fine but if I only want to group the name and the others remain the same it cant. Anyway, thank you for your help, I gusess I'll use the pivot solution.

[ralf_anton]

Hallo,

Du möchtest ja anschließend nach Spalte A sortieren. Deshalb hilft gruppieren nicht. Grund: PQ kann nicht mit verbundenen Zellen arbeiten. Zum ordnungsgemäßen sortieren müssen alle Spalten jedes Datensatzes entsprechend ausgefüllt sein. Deshalb musst Du vorher ein FillDown ausführen:

= Table.FillDown(Quelle,{"name"})

oder in einem Schritt:

= Table.Sort(Table.FillDown(Source,{"name"}),{{"name", Order.Ascending}})

Falls Du allerdings auf dieser seltsamen Ausgabe bestehst, könntest Du eine Spalte anfügen, die die Werte aus der Spalte "name" enthält, diese dann nach unten ausfüllen, nach dieser Spalte sortieren und sie anschließend wieder löschen. Empfehle ich aber nicht.

[Sammus]

Hello, thank you for your reply. The filled down option is great but my boss really want it present like this for his taste and being a noob like me, sadly I dont have much choice.