How can I get a table to collapse so certain columns only appear when they change

[EaglesTony]

I have the following table:

AREA        DOMAIN    SUBDOMAIN     TEACHER    ASSISTANT

1               1                 1                        Joe             Karen

1               1                 2                       Frank          Tom

1               2                 7                       Mia             Bobby

2               3                 4                       Lori             Karen

2               3                 5                       Mia             Frank

2               4                 9                       Mary          Adam

I'm trying to get it so AREA/DOMAIN/SUBDOMAIN dont repeat so it looks like:

AREA        DOMAIN    SUBDOMAIN     TEACHER    ASSISTANT

1               1                 1                        Joe             Karen

                                    2                       Frank          Tom

1               2                 7                       Mia             Bobby

2               3                 4                       Lori             Karen

                                    5                       Mia             Frank

                 4                 9                       Mary          Adam

[EaglesTony]

Getting this error:

[MasonMA]

That's because when Power Query couldnt find the previous step 'AddIndex' because it either doesn’t exist yet or is being referenced before it was created.

I'd suggest you copy and paste my entire M codes into a new 'blank query' and understand the logic of each step. Once you got this you can adjust your code either through UI or Query editor 🙂 

[EaglesTony]

Here is an example (In this case since Area and Domain are the same, then it only shows once and doesn't repeat)

AREA        DOMAIN    SUBDOMAIN     TEACHER    ASSISTANT

1               1                 1                        Joe             Karen

                                    2                       Frank          Tom

[MasonMA]

@EaglesTony then reshaping them in Power Query is the right solution, isnt it? btw you may need to use table in reporting. 

[EaglesTony]

I can group them in PowerQuery, but it repeats the Domain and SubDomain.

[MasonMA]

@EaglesTony 

Can you show me your Grouped results and be more specific on how these two are repeating? 

[EaglesTony]

I group by Area,Domain,SubDodomain and it does the grouping correctly, but the results are:

AREA        DOMAIN    SUBDOMAIN     TEACHER    ASSISTANT

1               1                 1                        Joe             Karen

1               1                 2                       Frank          Tom

1               2                 7                       Mia             Bobby

2               3                 4                       Lori             Karen

2               3                 5                       Mia             Frank

2               4                 9                       Mary          Adam

So the first 3 columns solves the group, but the 3 columns mentioned are repeated, so it should show the first time those columns, but next one that is similiar, leave that blank.

What I am wondering is if I can somehow have another column such as 

AREA        DOMAIN    SUBDOMAIN     TEACHER    ASSISTANT   LEVEL

1               1                 1                        Joe             Karen             1

1               1                 2                       Frank          Tom                2

1               2                 7                       Mia             Bobby            1 

2               3                 4                       Lori             Karen             1 

2               3                 5                       Mia             Frank             2

2               4                 9                       Mary          Adam             1

Then do some logic if not level 1, replace the column value with blank.

[MasonMA]

@EaglesTony 

Did you try the initial approach i offered step by step in this thread? 

You would need to add 3 separate Custom columns for 'AREA, 'DOMAIN', 'SUBDOMAIN' each to make repeating rows null by M coding. 

[FBergamaschi]

They are blank when duplicated

If this helped, please consider giving kudos and mark as a solution

@me in replies or I'll lose your thread

consider voting this Power BI idea

Francesco Bergamaschi

MBA, M.Eng, M.Econ, Professor of BI