Filter Old Draft Folders

Should be possible with Power Query but it may not be fast.  How many files overall are in that folder structure?

Also note that "Last Modified"  is a slippery slope.  Very easy to get false positives on that.

Hi,

da es sehr unwahrscheinlich ist, dass mehrere User mehrere Dateien sekundengenau gleichzeitig ändern, kommt eigentlich immer nur eine Datei in Frage. Ich hab Dir mal ein Beispiel für mehrere csv Dateien in einem Ordner inklusive Unterordner gemacht. Im ersten Beispiel wird nur die neueste Datei aller Ordner ausgegeben.

Um die neuesten Dateien aller Ordner und Unterorder zu bestimmen, müsste noch nach den Ordnern gruppiert werden (im Beispiel 2).

Für Exceldateien ist das Vorgehen ein wenig anders, da die Daten sowohl in normalen als auch in formatierten Tabellen oder Namensbereichen liegen können. Es müsste deshalb noch nach der Art der Datenquelle gefiltert werden. Aus Unkenntnis Deiner Struktur beschränke ich mich deshalb auf csv Dateien.

let
    //Den Ordner auswählen, in welchem sich die Dateien befinden - Pfad anpassen
    //evtl. vorhandene Unterordner werden berücksichtigt
    Quelle = Folder.Files("C:\Users\User\OneDrive\Dokumente\All_PQ\Beispiele\Mehrere Daten aus einem Quellordner auslesen\CSV Files Mit Unterordner"),
    LowExtension = Table.TransformColumns(Quelle,{{"Extension", Text.Lower, type text}}),
    //Nur csv-Dateien anzeigen
    NurCSV = Table.SelectRows(LowExtension, each ([Extension] = ".csv")),
    //Nach Datei(en) mit neuestem Bearbeitungsdatum filtern
    LastModified = Table.SelectRows(NurCSV, let latest = List.Max(NurCSV[Date modified]) in each [Date modified] = latest),
    SpalteUmbenennen = Table.RenameColumns(LastModified, {{"Name", "Datei"}}),
    DelColumns = Table.SelectColumns(SpalteUmbenennen, { "Content", "Datei"}),
    #"Importierte CSV" = Csv.Document(DelColumns[Content]{0},[Delimiter=";", Columns=4, Encoding=1252, QuoteStyle=QuoteStyle.None]),
    HeaderHoch = Table.PromoteHeaders(#"Importierte CSV", [PromoteAllScalars=true])
in
    HeaderHoch

Im folgenden Beispiel wird die jeweils zuletzt geänderte Datei auch aller Unterordner angezeigt: Also für jeden Ordner die jeweils letzte....

Das Ergebnis sähe in etwa so aus:

let 
    Quelle = Folder.Files("C:\Users\User\OneDrive\Dokumente\All_PQ\Beispiele\Mehrere Daten aus einem Quellordner auslesen\CSV Files Mit Unterordner"),
    Kleinbuchstaben = Table.TransformColumns(Quelle,{{"Extension", Text.Lower, type text}}),
    NurCSV = Table.SelectRows(Kleinbuchstaben, each ([Extension] = ".csv")),
    Pfadgruppen = Table.Group(NurCSV, {"Folder Path"}, {{"Ordnergruppe", each _, type table [Content=binary, Name=text, Extension=text, Date accessed=nullable datetime, Date modified=nullable datetime, Date created=nullable datetime, Attributes=nullable record, Folder Path=text]}}),
    AddGruppenindex = Table.AddIndexColumn(Pfadgruppen, "Gruppenindex", 0, 1, Int64.Type),
    ExpandGI = Table.ExpandTableColumn(AddGruppenindex, "Ordnergruppe", {"Content", "Date modified", "Name"}, {"Content", "Date modified", "Name"}),
    #"Sortierte Zeilen" = Table.Sort(ExpandGI,{{"Gruppenindex", Order.Ascending}, {"Date modified", Order.Descending}}),
    fkt = (DatListe as list, GrIndex as number) =>
        let 
            letzte = Table.SelectRows(#"Sortierte Zeilen",each [Gruppenindex] = GrIndex)[Date modified]{0} 
        in letzte,     
    Liste = Table.AddColumn(#"Sortierte Zeilen", "Liste", each fkt(#"Sortierte Zeilen"[Date modified],[Gruppenindex])),
    Checken = Table.AddColumn(Liste, "Behalten", each [Date modified] = [Liste]),
    JustFirstFile = Table.SelectRows(Checken, each ([Behalten] = true)),
    #"Andere entfernte Spalten" = Table.SelectColumns(JustFirstFile,{"Content","Folder Path", "Name",  "Date modified"})
in
    #"Andere entfernte Spalten"

Da ich die Ordnerstruktur jetzt nicht nachstellen will, musst Du aus der Quelle in der Spalte Folder Path noch alle unerwünschten Ordner herausfiltern.

In der Abfrage befindet sich noch die Spalte Content, die Du brauchst, wenn Du die Dateien weiter bearbeiten willst. Aber das war ja hier nicht gefragt.

Du nutzt offenbar den unteren Code. Da Du aber immer nur EINE Datei sehen willst, musst Du den oberen nutzen. Ich füge ihn Dir hier nochmal ein:

let
    //Den Ordner auswählen, in welchem sich die Dateien befinden - Pfad anpassen
    //evtl. vorhandene Unterordner werden berücksichtigt
    Quelle = Folder.Files("C:\Users\User\OneDrive\Dokumente\All_PQ\Beispiele\Mehrere Daten aus einem Quellordner auslesen\CSV Files Mit Unterordner"),
    LowExtension = Table.TransformColumns(Quelle,{{"Extension", Text.Lower, type text}}),
    //Nur csv-Dateien anzeigen
    NurCSV = Table.SelectRows(LowExtension, each ([Extension] = ".csv")),
    //Nach Datei(en) mit neuestem Bearbeitungsdatum filtern
    LastModified = Table.SelectRows(NurCSV, let latest = List.Max(NurCSV[Date modified]) in each [Date modified] = latest),
    SpalteUmbenennen = Table.RenameColumns(LastModified, {{"Name", "Datei"}}),
    DelColumns = Table.SelectColumns(SpalteUmbenennen, { "Content", "Datei"}),
    #"Importierte CSV" = Csv.Document(DelColumns[Content]{0},[Delimiter=";", Columns=4, Encoding=1252, QuoteStyle=QuoteStyle.None]),
    HeaderHoch = Table.PromoteHeaders(#"Importierte CSV", [PromoteAllScalars=true])
in
    HeaderHoch

Die Fehlermeldung ist tatsächlich der Übersetzung geschuldet, denn die vermisste Spalte FolderGroup heißt im Original:

"Ordnergruppe".

War aber, wie gesagt, sowieso der falsche Code, den Du benutzt hast.

Den Code sicherheitshalber nicht übersetzen lassen... 🙂 Zumindest die in meinem ersten Post grün dargestellten Texte nicht. Oder wird hier auch der Code generell übersetzt? Wär ja blöd...

Falls nicht, dann einfach den Code von hier kopieren und in Deinem Editor einfügen.

---

JPorterValmetal wrote:

Wie erwähnt, brauche ich nur die neueste Datei aus dem neuesten "Draft"-Ordner jedes "PR-26***"-Ordners. Deshalb probiere ich den zweiten Codesatz aus. Ich habe die Fehler behoben, aber ich habe etwa 20 Minuten gewartet und es lädt immer noch alle Schritte.

*****************************************************************************************************************

In diesem Fall brauchst Du tatsächlich den unteren Code. Aber wenn Du 20 Minuten brauchst, dann stimmt da was nicht. Da hat sich sicher ein Kopier- oder Übersetzungsfehler eingeschlichen.

 

Hab Dir mal einen Code gemacht, bei dem zumindest Übersetzungsfehler ausgeschlossen sein dürften. Probier mal den:

let 
    Quelle = Folder.Files("C:\Users\User\OneDrive\Dokumente\All_PQ\Beispiele\Mehrere Daten aus einem Quellordner auslesen\CSV Files Mit Unterordner"),
    LowerKeys = Table.TransformColumns(Quelle,{{"Extension", Text.Lower, type text}}),
    NurCSV = Table.SelectRows(LowerKeys, each ([Extension] = ".csv")),
    FolderGroups = Table.Group(NurCSV, {"Folder Path"}, {{"Foldergroup", each _, type table [Content=binary, Name=text, Extension=text, Date accessed=nullable datetime, Date modified=nullable datetime, Date created=nullable datetime, Attributes=nullable record, Folder Path=text]}}),
    AddGroupIndex = Table.AddIndexColumn(FolderGroups, "GroupIndex", 0, 1, Int64.Type),
    ExpandGI = Table.ExpandTableColumn(AddGroupIndex, "Foldergroup", {"Content", "Date modified", "Name"}, {"Content", "Date modified", "Name"}),
    SortRows = Table.Sort(ExpandGI,{{"GroupIndex", Order.Ascending}, {"Date modified", Order.Descending}}),

    Filter = Table.AddColumn(SortRows, "LastDat", 
                            each 
                                let                                     
                                    GrInd = [GroupIndex] 
                                in
                                    List.Max(Table.Column(Table.SelectRows(SortRows, 
                                                                            each  [GroupIndex] = GrInd  ),"Date modified"))),
                                
    AddCheckCol = Table.AddColumn(Filter, "Check", each [Date modified] = [LastDat]),
    LatestFiles = Table.SelectRows(AddCheckCol, each ([Check] = true)),
    RemoveOtherCols = Table.SelectColumns(LatestFiles,{"Folder Path", "Name", "Date modified", "Content"})
in
    RemoveOtherCols

Was mir noch einfällt:

Wenn die Quelldaten in Excelfiles stehen, muss der Code natürlich auf Excelfiles angepasst werden! 

Im Schritt:

 NurCSV = Table.SelectRows(LowerKeys, each ([Extension] = ".csv")),

muss der Filter von .csv auf .xlsx geändert werden.

Falls aber auch Makro- oder Vorlagendateien in den Ordnern stehen und ausgewertet werden sollen, kannst Du den Schritt aber auch so abändern:

NurCSV = Table.SelectRows(LowerKeys, each Text.Contains([Extension],".xl")),

...oder nach welchen Dateityp (doc, txt, jpg, mpeg,....) Du auch immer suchst...