Extracción de campos de tipo "Archivo" de Dynamics 365 en Power BI

[Syndicate_Admin]

Hola a todos,

Tengo un par de campos en mi Dynamics 365 CRM que son del tipo "Archivo". Esto permite que los archivos adjuntos se carguen directamente en ellos.

Sin embargo, cuando abro la entidad/tabla relevante en Power BI mediante la conexión de SQL Server, estos dos campos no aparecen en la lista de campos, supongo que debido a su tipo. No quiero traer los datos adjuntos reales, solo quiero poner un Sí o No en Power BI si existe un archivo adjunto en el campo o no en Dynamics 365.

¿Alguien tiene alguna experiencia / conocimiento sobre cómo puedo lograr que estos campos entren en Power BI?

Muchas gracias
Jon

[Syndicate_Admin]

Hola @123abc

Fantástico, gracias.

Todavía no he probado esto, pero el procedimiento parece que funcionará, así que lo he aceptado como la solución.

Mucha suerte
Jon

[Syndicate_Admin]

Pido disculpas por la confusión. Parece que la consulta directa de Power BI a Dynamics 365 CRM podría no admitir campos de tipo "Archivo", lo que podría estar causando el problema que está encontrando. Para evitar esta limitación, puede usar Power Automate (anteriormente conocido como Microsoft Flow) para extraer periódicamente datos de Dynamics 365 CRM y almacenarlos en un origen de datos diferente, como SharePoint o una base de datos donde los campos de tipo "Archivo" se pueden procesar más fácilmente en Power BI.

Aquí hay una descripción general de alto nivel de los pasos:

1. **Configurar un flujo en Power Automate**:
- Crear un nuevo flujo que se desencadene en una programación o cuando se actualicen los datos de la entidad de Dynamics 365 CRM.

2. **Recuperar datos de Dynamics 365 CRM**:
- Use la acción "Enumerar registros" u "Obtener registros" en Power Automate para recuperar los datos que necesita de su CRM, incluidos los campos de tipo "Archivo".

3. **Extraiga archivos adjuntos y guárdelos**:
- Para cada registro de los datos de Dynamics 365 CRM, extraiga los datos adjuntos de los campos de tipo "Archivo". Puede guardar estos datos adjuntos en una ubicación como SharePoint o una tabla de base de datos.

4. **Crear columnas calculadas en el origen de datos externo**:
- En el origen de datos externo (SharePoint, base de datos, etc.) donde almacena los datos y archivos adjuntos extraídos, cree columnas calculadas para determinar si existen datos adjuntos y asigne valores "Sí" o "No" en consecuencia.

5. **Conecte Power BI al origen de datos externo**:
- En Power BI, conéctese al origen de datos externo donde ha almacenado los datos procesados con las columnas calculadas.

6. **Usar columnas calculadas en informes de Power BI**:
- Ahora, puede usar las columnas calculadas en Power BI para mostrar si existen datos adjuntos para cada registro.

Este enfoque le permite trabajar con los campos de tipo "Archivo" de manera más eficaz y lograr el resultado deseado en Power BI. Además, proporciona la flexibilidad para programar actualizaciones de datos y automatizar la extracción de datos adjuntos de Dynamics 365 CRM.

[Syndicate_Admin]

Hola @123abc

Muchas gracias por su rápida respuesta.

Esto no parece funcionar para mí, ya que no puedo ver los campos reales en mi lista de campos dentro de Power BI, por lo que no puedo hacer referencia a ellos.

Lo que estoy haciendo es:
- ir a Transformar datos
- hacer clic en la pestaña Agregar columna

-Clic Columna personalizada
- Crear el código como se muestra a continuación:

La columna es creada por los resultados mostrar Error:

Esto sucede incluso si pongo el nombre de la entidad/tabla antes del nombre del campo en el campo personalizado, por ejemplo, contact.new_penportraitupload

¿Estoy haciendo algo mal?

Muchas gracias
Jon

[Syndicate_Admin]

Los campos de tipo "Archivo" de Dynamics 365 se usan para almacenar datos adjuntos o documentos relacionados con registros en el CRM. Si desea indicar si existe un dato adjunto para un registro determinado en Power BI sin extraer realmente los datos adjuntos, puede seguir estos pasos generales:

1. Crear una columna personalizada en Power Query: Power Query es una herramienta de transformación de datos dentro de Power BI que le permite manipular los datos antes de cargarlos en el modelo de datos. Puede crear una columna personalizada en Power Query que compruebe si hay datos adjuntos para cada registro de los datos de CRM.

   Este es un ejemplo de cómo puede crear una columna personalizada con Power Query:

   • Abra Power BI y vaya al Editor de Power Query (Editar consultas).
   • Busque el origen de datos de Dynamics 365.
   • Agregue una columna personalizada con una fórmula que compruebe si los campos de tipo "Archivo" están vacíos o no para cada registro.

   La fórmula podría tener un aspecto similar al siguiente:

Idioma M:

if [AttachmentField1] = null y [AttachmentField2] = null then "No" else "Yes"

1. Reemplace [AttachmentField1] y [AttachmentField2] con los nombres reales de los campos de tipo "Archivo".

2. Cargue los datos en Power BI: Después de crear la columna personalizada en Power Query, cargue los datos en Power BI. Esta columna personalizada contendrá "Sí" si hay datos adjuntos y "No" si no hay ninguno para cada registro.

3. Utilice la columna personalizada en las visualizaciones: Ahora, puede usar la columna personalizada que creó en las visualizaciones de Power BI. Puede usarlo como filtro, en tablas o de cualquier otra forma que desee mostrar la información.

Siguiendo estos pasos, puede indicar si existen datos adjuntos para los registros de Power BI sin importar realmente los datos adjuntos. En su lugar, tendrá un indicador "Sí" o "No" basado en la presencia de datos adjuntos en sus datos de Dynamics 365.