La evaluación de la justificación permite a la empresa verificar la validez de la explicación proporcionada por la unidad de negocio. Implica un examen cuidadoso de la evidencia de respaldo, la documentación o la justificación presentada para respaldar la afirmación de que el registro no conforme está justificado.
Se prepara una solicitud formal de aprobación, que describe el propósito, el alcance y los hallazgos de la evaluación. La solicitud debe incluir el documento de evaluación como evidencia de apoyo y presentar los resultados de la evaluación de manera clara y organizada. También debe proporcionar recomendaciones sobre acciones correctivas o medidas para abordar el incumplimiento identificado.
La aprobación de la evaluación por actividades de incumplimiento se refiere a la aprobación o validación formal de la evaluación realizada en actividades no conformes identificadas dentro de una organización. Implica buscar el respaldo o el apoyo de autoridades de nivel superior, como la alta gerencia, los oficiales de cumplimiento u otras partes interesadas relevantes, para afirmar la precisión y adecuación de los hallazgos y conclusiones de la evaluación.
Si la actividad no conforme no puede ser respaldada, significa un problema importante dentro de la organización. Por lo tanto, es necesario encomendar a la UB que lleve a cabo una investigación detallada que garantice que la responsabilidad de abordar la actividad no conforme se asigne a las partes apropiadas. Ayuda a establecer la responsabilidad dentro de la organización y garantiza que el problema no se pase por alto o se ignore.
Determinar el valor de una actividad no conforme ayuda a evaluar el riesgo asociado con el incumplimiento. El valor de una actividad no conforme ayuda a evaluar el impacto financiero en la organización. Proporciona una medida cuantitativa de la posible pérdida monetaria o responsabilidad resultante del incumplimiento.
La ejecución de acciones correctivas a menudo es necesaria para cumplir con las obligaciones legales y reglamentarias. Las autoridades pueden exigir a las organizaciones que tomen medidas correctivas específicas como parte de sus acciones de cumplimiento o acuerdos.
Las acciones correctivas son esenciales para abordar el incumplimiento y mitigar los riesgos asociados que podrían causar un mayor impacto.
El informe sirve como documentación formal y lección aprendida del incidente de incumplimiento, los hallazgos de la investigación y las acciones tomadas para abordarlo. Proporciona un registro completo al que se puede hacer referencia en el futuro para el monitoreo del cumplimiento, auditorías, consultas regulatorias o procedimientos legales.
Permite a la gerencia informar a los altos ejecutivos, miembros de la junta, oficiales de cumplimiento y otras personas clave sobre el incidente de incumplimiento, su impacto y los pasos tomados para rectificar la situación.
El monitoreo ayuda a prevenir la recurrencia del incumplimiento. Al monitorear activamente los procesos, controles y actividades de cumplimiento, las organizaciones pueden identificar áreas de debilidad o brechas que pueden contribuir al incumplimiento.
La documentación de registros de incumplimiento justificables respalda las auditorías e investigaciones internas. Estos registros se pueden revisar durante las auditorías para garantizar el cumplimiento de las políticas y procedimientos internos.
La documentación de registros completos ayuda a las organizaciones a realizar un seguimiento del historial de cumplimiento de la organización y permite a las organizaciones obtener información valiosa sobre áreas potenciales para mejoras de procesos, revisiones de políticas o mejoras de capacitación.
