Subscribed dashboards, restrict data access report

[Tober1996]

Hello, who can help me with this problem?
I have an extensive report / dataset with data from many groups. For each group, I created a dashboard by filtering the groups in the report and then attaching the visuals to the dashboard.
I'd like to have 3 things:
- Every dashboard should be sent to the groups automatically by email (subscribe function)
- Data of the dashboard/report should be able to be downloaded as xls (not csv)
- No group should be able to select/view the data of the other groups
Unfortunately, with a click on the dashboard you automatically get into the report and can now see the data of all groups, although only the filtered data of your own group should be visible.
I currently have the following problems:
- Limiting the data in the report with RLS prevents the subscribe function
- Withdrawal of approval for the report prevents data display in the dashboard
- Changing the link per visual in the dashboard is too much work
- No XLS data can be downloaded from the dashboard, only CSV
Who has the “all-in-one” solution for me? Or does it not yet exist, but maybe Microsoft is working on a solution?
Thanks for your approaches,
tober

and in german my native language:

Hallo, wer kann mir bei diesem Problem helfen?
Ich habe einen umfangreichen Bericht/Dataset mit Daten von vielen Gruppen. Für jede Gruppe habe ich ein Dashboard erstellt, indem ich die Gruppen im Bericht gefiltert habe und dann die Visuals an die Dashboard angehängt habe.
Ich habe 3 Ziele:
- Jedes Dashboard soll regelmäßig automatisch per Mail an die Gruppen gesandt werden (Funktion abonnieren)
- Daten des Dashboars/Berichts sollen als xls heruntergeladen werden können
- Keine Gruppe darf die Daten der anderen Gruppen selektieren/sehen können
Leider kommt man mit einem Klick in das Dashboard automatisch in den Bericht und kann nun die Daten aller Gruppen sehen, obwohl nur die gefilterten Daten der eigenen Gruppe sichtbar sein sollten.
Folgende Probleme habe ich aktuell:
- Beschränkung der Daten im Bericht mit RLS verhindert die Funktion abonnieren
- Entzug der Freigabe für den Bericht verhindert Datenanzeige im Dashboard
- Link je Visual im Dashbord ändern ist zu viel Arbeit
- Im Dashboard können keine XLS-Daten, sondern nur CSV heruntergeladen werden
Wer hat die „All-in-one“ Lösung für mich? Oder existiert diese noch gar nicht, aber Microsoft arbeitet an einer Lösung?
Danke für eure Lösungsansätze,
tober

[Anonymous]

Hi @Tober1996 ,

One additional point: Regarding to the problem of not being able to export file in .xlsx format, please check the feature "Export to Excel" in the admin portal and whether it was disabled by administrator.

Row-level security (RLS) with Power BI

Subscribe to a report or dashboard in the Power BI service

Best Regards

Rena

[Greg_Deckler]

@Tober1996 - I cannot think of any work-around for your situation beyond those that you have already listed. RLS and changing the link on the tiles are the general work-arounds.