Cross-Workspace Page-Level Security in Apps

Current Problem

• Different departments create reports in separate workspaces (e.g., Sales, HR, Finance).

• Each report contains pages segmented by audience (executive, manager, operational).

• Current functionality doesn’t fully solve this scenario:

  • Workspace App → allows audiences, but only within a single workspace.

  • Org App → allows multiple apps per workspace, but cannot combine pages across workspaces.

• As a result, to build a corporate app (e.g., for the Board) that consolidates only executive-level pages from each department, we must either duplicate PBIX files or create separate versions of reports, leading to redundancy and maintenance overhead.

Suggested Feature

Introduce a new capability, for example:
“Corporate App with Cross-Workspace Pages” or “Cross-Workspace Page Selector.”

This feature would allow:

1. Selecting specific report pages across multiple workspaces and aggregating them into a single Org App.

   • Example: “Executive View – Sales” (Sales Workspace) + “Executive View – HR” (HR Workspace) → App “Board of Directors.”

2. Defining page-level visibility rules by audience profile (without duplicating PBIX).

   • Executives → see only executive summary pages.

   • Managers → see management pages.

   • Operational staff → see detailed tactical pages.

3. Maintaining a single source of truth → updates to the original PBIX automatically flow into all apps where its pages are used.

Benefits

• Reduced redundancy → no need for multiple PBIX files per audience.

• Centralized governance → reports remain in their original workspaces, respecting ownership and security.

• Personalized experiences → each audience gets a tailored app containing pages from different workspaces.

• Scalability → leadership can access a single consolidated app with executive views across all departments.

Idea Summary

🔹Today: PBIX files must be duplicated or apps limited to a single workspace.
🔹With the new feature: build custom multi-workspace apps by selecting specific pages per audience, without duplication.

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PT/BR

Proposta de Nova Funcionalidade para Power BI – "Cross-Workspace Page-Level Security nos Apps"

Problema atual

• Departamentos diferentes produzem relatórios em workspaces distintos (ex.: Comercial, RH, Financeiro).

• Cada relatório possui páginas segmentadas por público (diretoria, gerência, operacional).

• As funcionalidades existentes não resolvem o cenário:

  • Workspace App → permite um único app com audiências, mas só dentro de um mesmo workspace.

  • Org App → permite múltiplos apps por workspace, mas ainda não mescla páginas/reportes entre workspaces.

• Resultado: para criar um app corporativo único (ex.: Diretoria) que agregue apenas páginas executivas de cada departamento, é preciso duplicar relatórios ou criar PBIX separados, gerando redundância, retrabalho e manutenção complexa.

Sugestão de Funcionalidade

Criar um recurso chamado, por exemplo:
“App Corporativo com Páginas Cruzadas” ou “Cross-Workspace Page Selector”.

Esse recurso permitiria:

1. Selecionar páginas específicas de relatórios em diferentes workspaces e agregá-las em um único Org App.

   • Exemplo: Página “Visão Executiva – Comercial” (Workspace Comercial) + Página “Visão Executiva – RH” (Workspace RH) → App “Diretoria”.

2. Aplicar regras de visibilidade por perfil no nível de página, sem precisar duplicar PBIX.

   • Diretores → veem apenas páginas executivas.

   • Gerentes → veem suas páginas de gestão.

   • Operacionais → veem suas páginas táticas.

3. Manter a fonte única do relatório original → qualquer atualização no PBIX se reflete automaticamente em todos os apps que utilizam suas páginas.

Benefícios

• Menos redundância → elimina necessidade de múltiplos PBIX por público.

• Governança centralizada → páginas continuam no workspace de origem, respeitando ownership e segurança.

• Experiência personalizada → cada perfil recebe um app customizado com páginas de diferentes workspaces.

• Escalabilidade → diretoria pode ter um app único consolidando visões executivas de todos os departamentos.

Resumo da Ideia

🔹Hoje: ou duplicamos PBIX ou limitamos apps a um workspace.
🔹Com a nova funcionalidade: montar apps personalizados multi-workspace, selecionando páginas específicas por público, sem duplicar relatórios.