QnA Synonym sharing doesn't work

Hi kalmukhamets ,

You've explained your scenario very clearly, thanks for that. This is a common confusion with QnA synonyms in Power BI. Synonym sharing usually works within your own workspace and for dashboards you own. If you enabled organization-wide synonym sharing but your coworker still can't see them, here are a few things to check and try:

1. Synonym sharing scope: Even if you enable synonym sharing, the feature might only propagate to dashboards/tables in your workspace or ones you own. It doesn't always push those synonyms automatically to dashboards created by other users in their own workspace.

2. Dataset ownership: Synonyms are tied to the dataset/model. If your coworker is creating a dashboard from a different dataset, even with the same measure names, it won't pick up your synonyms. Make sure both of you are using dashboards connected to the same underlying dataset.

3. Publishing vs. copying: When you publish a copy of a dashboard, Power BI may cache or embed the synonyms, which is why you see them after copying. But if your coworker creates a new dashboard from scratch, those cached synonyms aren't available unless the dataset (with its synonyms) is shared too.

4. Cache: Sometimes, Power BI caches synonyms and QnA results per user/session. That explains why you see them but your coworker doesn't.

What you can do:

• Make sure the dataset (not just the dashboard) is shared with your coworkers, and that they build their dashboards from that shared dataset.
• Confirm that your coworker has access to the same workspace and dataset where the synonyms were defined.
• If you want organization-wide synonym sharing, check your Power BI tenant admin settings, as some features have to be enabled by the admin to work across the whole org, not just your workspace.
• Ask your coworker to refresh the browser or clear Power BI cache to see if the synonyms appear.

Example Scenario: Let’s say you have a dataset called “SalesData”, and you add synonyms like “Revenue” for the measure “Total Sales.” You build Dashboard 1 and Dashboard 2 from this dataset, and you see the synonyms in both.
If your coworker builds Dashboard 3 from another dataset (even if the measure names are identical), they won’t see your synonyms. But if you both use the same shared dataset “SalesData,” the synonyms should appear for both of you—provided all sharing and permissions are correct.

If you provide more detail about how you and your coworker are accessing/creating dashboards and datasets (shared workspace, same dataset, separate workspaces, etc.), I can give more targeted advice.

If my response resolved your query, kindly mark it as the Accepted Solution to assist others. Additionally, I would be grateful for a 'Kudos' if you found my response helpful.